外部环境信息交流主要采用电话、传真、邮件、互联网、不定期走访等形式进行。
信息交流渠道分为纵向和横向两种,无论哪种交流渠道必须遵循双向交流的原则。
按环境信息交流管理程序要求进行交流,并做好有关记录。
对外部相关方的信息,要做好接收、成文、答复等事项,特别注意做好涉及重要环境因素的外部信息的处理,并记录其决定。上海ISO14000认证上海TS16949认证
各有关部门对来自外部信息的接收和答复,不涉及重要环境因素的可直接与外部交流;对涉及重要环境因素的,应向环境管理者代表报告,依据《环境信息交流管理程序》共同研究后再进行答复,其中涉及重大事项的,由管理者代表报告总经理得到批准后方可答复或处理。
公司的重要环境因素原则上不与外部进行交流,当相关方要求时,必须经过总经理批准,方可进行外部沟通,对重要环境因素与外界的交流方式,应形成文件,在《环境信息交流管理程序》中加以规定。